Kassenbuch und Finanzen
Ein Kassenbuch, aus dem nichts verschwinden kann.
Die Kassenprüfung fragt nicht, ob die Zahlen stimmen. Sie fragt, ob man sehen kann, wie sie zustande gekommen sind. Genau daran scheitert eine Tabellendatei: Dort lässt sich eine Zeile löschen, und niemand merkt es.
Löschen gibt es nicht
Das ist keine Bequemlichkeitsfrage, sondern der Kern der Sache: Ein Buch, aus dem man Seiten reißen kann, ist kein Buch.
Eine falsche Buchung wird nicht entfernt, sondern korrigiert — und „Korrektur“ ist eine eigene Buchungsart, keine stille Änderung. Im Bericht wird sie getrennt ausgewiesen, sodass ein Prüfer sieht, wie viel im Jahr korrigiert wurde und nicht nur, was am Ende herauskam.
Wer eine Buchung bearbeitet, hinterlässt eine Spur im Änderungsprotokoll. Beim Wechsel des Kassenwarts ist das der Unterschied zwischen einer Übergabe und einem Vertrauensvorschuss.
Dasselbe gilt für Kategorien: Eine Kategorie, die ihr nicht mehr braucht, wird archiviert und verschwindet aus der Auswahl — die Buchungen der letzten fünf Jahre behalten sie trotzdem. Sie zu löschen würde alte Berichte rückwirkend verändern.
Buchungsarten
- Einnahme
- Ausgabe
- Spende
- Sponsoring
- Korrektur
- Umbuchung
Was der Bericht ausrechnet
Nicht alles, was eine Buchhaltung kann — sondern das, was auf der Mitgliederversammlung vorgetragen wird.
- Einnahmen und Ausgaben des laufenden Monats
- Einnahmen und Ausgaben des laufenden Jahres
- Korrekturen des Jahres, getrennt ausgewiesen
- Saldo
- Offene Posten: Anzahl und Summe
- Überfällige Posten: Anzahl und Summe
- Spenden des Jahres
- Sponsoring-Einnahmen des Jahres
Offene und überfällige Posten stehen bewusst neben dem Saldo: Ein Verein mit 4.000 € auf dem Konto und 3.000 € ausstehenden Beiträgen ist in einer anderen Lage als einer mit demselben Kontostand und nichts Offenem. Woher diese Posten kommen.
Für die Kassenprüfung aus dem Haus
CSV, das in deutschem Excel aufgeht
Semikolon als Trenner, Komma als Dezimalzeichen, Byte-Order-Mark voran — damit Umlaute nicht zerfallen und Beträge nicht als Datum gelesen werden. Wer schon einmal eine Mitgliederliste in Excel geöffnet hat, weiß, warum das eigene Erwähnung verdient.
Drei Ausgaben, nicht eine
Das Kassenbuch für einen Zeitraum, die offenen Beiträge und die bezahlten Beiträge — getrennt, weil ein Kassenprüfer sie getrennt braucht.
Zahlen im Blick, nur für die Richtigen
Auf der Vereinszentrale erscheinen Finanzkennzahlen ausschließlich für Rollen mit der entsprechenden Berechtigung. Ein normales Mitglied sieht den Kontostand des Vereins nicht beim Einloggen.
Was diese Seite nicht verspricht
Keine Belege am Beleg. Rechnungen und Quittungen lassen sich heute nicht an eine Buchung hängen. Das Feld ist im Datenmodell vorgesehen, die Oberfläche fehlt — wer den Ordner digital führen will, braucht dafür weiterhin etwas anderes.
Keine doppelte Buchführung, keine Bilanz. Das hier ist ein Kassenbuch mit Kategorien und Berichten — eine Einnahmen-Überschuss-Sicht, wie sie die meisten Vereine führen. Wer bilanzieren muss, braucht eine Buchhaltung, und myVereino ist keine.
Keine Steuererklärung, kein Steuerberater-Export. Es gibt CSV. Eine Schnittstelle zu DATEV oder einer Steuersoftware gibt es nicht.
Und keine Aussage darüber, ob euer Verein GoBD-pflichtig ist. Wir bauen das Kassenbuch so, dass es dem Gedanken standhält — unveränderliche Buchungen, nachvollziehbare Korrekturen, lückenlose Rechnungsnummern. Ob und in welchem Umfang die Vorschriften für euch gelten, sagt euch euer Steuerberater, nicht diese Seite.
Bucht ein Jahr nach.
Zehn Buchungen aus dem letzten Kassenbericht eintragen, eine davon korrigieren, den Jahresbericht ansehen — danach wisst ihr, ob es trägt. 30 Tage, ohne Zahlungsdaten.