Sitzungen und Protokolle
Das Protokoll ist fertig, wenn die Sitzung endet.
Tagesordnung, Anwesenheit, Beschlüsse und Aufgaben entstehen während der Sitzung an einer Stelle. Am Ende steht kein leeres Dokument, das noch jemand tippen muss, sondern ein druckfertiges Protokoll mit Unterschriftsblock.
Warum das Protokoll sonst drei Wochen dauert
In den meisten Vereinen läuft es so: Jemand schreibt während der Sitzung mit, danach liegt der Zettel zwei Wochen herum, dann tippt ihn jemand ab, schickt ihn per Mail herum, drei Leute antworten mit Korrekturen, und irgendwann unterschreibt der Vorstand eine Fassung, von der niemand mehr sicher ist, ob sie die letzte ist.
Das Problem ist nicht die Sorgfalt, sondern der Bruch: Die Sitzung findet an einem Ort statt, das Protokoll entsteht an einem anderen. Wer die Tagesordnung schon vorher anlegt und die Notizen an den Tagesordnungspunkt schreibt, an den sie gehören, hat am Ende der Sitzung nichts mehr zu übertragen.
Was während der Sitzung passiert
Jeder Punkt hier existiert im Produkt und ist heute nutzbar.
Tagesordnung, vorher angelegt
Punkte werden vor der Sitzung eingetragen und lassen sich sortieren. Zu jedem Punkt gehören eigene Protokollnotizen – die Notiz steht damit dort, wo sie später gelesen wird, und nicht in einem fortlaufenden Textblock.
Anwesenheit, mit Kommen und Gehen
Wer da ist, wird abgehakt. Gäste ohne Benutzerkonto werden mit Namen eingetragen. Ankunft und Weggang lassen sich festhalten – wichtig, wenn jemand während der Abstimmung nicht mehr im Raum war.
Beschlussfähigkeit, live gerechnet
Aus der Anwesenheitsliste und der Zahl der aktiven Mitglieder ergibt sich laufend, ob mehr als die Hälfte anwesend ist. Ihr seht den Prozentsatz, während sich der Raum füllt, statt ihn hinterher zu rekonstruieren.
Beschlüsse mit Stimmen
Ja, Nein und Enthaltungen werden zum Beschluss erfasst, angenommen oder abgelehnt. Jeder Beschluss wird innerhalb der Sitzung fortlaufend nummeriert, sodass ihr euch später auf „Beschluss 3 der Sitzung vom …“ berufen könnt.
Aufgaben, die nicht verschwinden
Was jemand übernimmt, wird als Aufgabe festgehalten. Offene Aufgaben lassen sich in die nächste Sitzung übertragen, statt in einem alten Protokoll zu versanden.
Anhänge am richtigen Ort
Kassenbericht, Angebot, Satzungsentwurf – Dateien hängen an der Sitzung, zu der sie gehören, und nicht in einem Mail-Anhang von vor vier Monaten.
Das Protokoll zum Unterschreiben
Vereinsrecht braucht Papier – oder zumindest etwas, das man ausdrucken und unterschreiben kann.
Die Druckansicht setzt die Sitzung als DIN-A4-Dokument: Kopf mit Verein, Datum, Art der Sitzung, dann Versammlungsleitung und Protokollführung, die Anwesenheitsliste, die Tagesordnungspunkte mit ihren Notizen, die Beschlüsse mit Stimmergebnis – und unten der Unterschriftsblock.
Versammlungsleiter und Protokollführer sind eigene Felder, keine Namen im Fließtext. Das ist kein Detail: Für die Wirksamkeit eines Beschlusses kommt es darauf an, wer die Versammlung geleitet und wer das Protokoll geführt hat.
Nach der Sitzung sind Beschlüsse und Aufgaben nicht mehr im Protokoll eingesperrt. Es gibt eine Übersicht über alle Beschlüsse und alle Aufgaben, quer über alle Sitzungen, und ein Archiv mit Filter nach Jahr und Sitzungsart.
Sitzungsarten
- Vorstandssitzung
- Mitgliederversammlung
- Ausschuss
- Frauenausschuss
- Jugendausschuss
- Informell
- Sonstige
Was diese Seite nicht verspricht
Abgestimmt wird im Raum, nicht in der App. myVereino erfasst das Ergebnis einer Abstimmung – es führt keine digitale Abstimmungsrunde durch, weder in der Sitzung noch vorab. Wenn ihr eine App zum Abstimmen sucht, ist das hier nicht die richtige.
Keine Sitzungsvorlagen. Eine wiederkehrende Tagesordnung müsst ihr heute neu anlegen; Vorlagen gibt es noch nicht.
Beschlüsse sind intern. Es gibt keine öffentliche Beschluss-Seite auf der Vereins-Website – Beschlüsse sehen die, die im Verein die Berechtigung dafür haben.
Wer was sehen darf
Sitzungen sind der heikelste Bereich im Verein: Im Protokoll einer Vorstandssitzung stehen Dinge, die nicht jedes Mitglied lesen soll. Deshalb hängt der Zugang an eigenen Rechten – Sitzungen sehen, Sitzungen verwalten, Tagesordnung, Protokoll, Beschlüsse, Aufgaben und Archiv sind sieben getrennte Berechtigungen.
Ihr könnt damit jemanden zum Protokollführer machen, ohne ihm die Mitgliederverwaltung zu öffnen – und dem Kassenprüfer das Archiv geben, ohne ihn in die laufende Sitzung zu lassen. Wie das Rechtesystem aufgebaut ist, steht auf der Seite zur Mitgliederverwaltung.
Führt die nächste Sitzung damit.
Legt einen Verein an, tragt die nächste Vorstandssitzung ein und seht euch die Druckansicht an, bevor ihr euch entscheidet. 30 Tage, ohne Zahlungsdaten.