Mitgliederverwaltung
Die Mitgliederliste, die den Vorstandswechsel übersteht.
Eine Excel-Datei kennt nur Zeilen. Sie weiß nicht, wer wann ausgetreten ist, wer die Adresse geändert hat und ob der neue Kassenwart die IBAN sehen darf. Genau diese drei Fragen beantwortet eine Mitgliederverwaltung.
Fünf Zustände statt einer Spalte „aktiv ja/nein“
Ein Mitglied ist nicht entweder da oder weg. Der Status entscheidet über Zugang, Beitrag und Lastschrift – und zwar automatisch, damit niemand daran denken muss.
| Status | Was er bewirkt |
|---|---|
| Zahlt Beiträge, hat Zugang, zählt für die Beschlussfähigkeit. | |
| Vorübergehend ausgesetzt, etwa bei längerer Abwesenheit. Ein bestehendes SEPA-Mandat bleibt bestehen – Pausieren ist umkehrbar, ein Widerruf bräuchte eine neue Unterschrift. | |
| Volle Zugehörigkeit, eigene Beitragsregelung. | |
| Kein Zugang mehr zu den internen Bereichen, der Datensatz bleibt vollständig. Ebenfalls umkehrbar, deshalb ebenfalls ohne Mandatswiderruf. | |
| Zugang endet, der Lastschrifteinzug wird beendet und das Mandat widerrufen. Der Datensatz bleibt, solange ihn Aufbewahrungsfristen halten. |
Der Unterschied zwischen „gesperrt“ und „ausgetreten“ ist der Grund, warum es fünf Zustände braucht: Beide nehmen den Zugang, aber nur der Austritt beendet den Einzug. Eine Sperre ist eine Maßnahme, die zurückgenommen werden kann – ein widerrufenes SEPA-Mandat bräuchte für die Rücknahme eine neue Unterschrift des Mitglieds.
Daten, die beim Eintippen geprüft werden
Alle drei Prüfungen laufen bei uns, nicht bei einem Dienst irgendwo. Beim Ausfüllen des Formulars verlässt kein Mitgliedsdatum das Haus.
IBAN und BIC
Die IBAN wird nach dem internationalen Register geprüft – Länge, Aufbau und Prüfziffer des jeweiligen Landes. Bei einer deutschen IBAN werden BIC und Bankname aus der Bankleitzahlendatei der Bundesbank ergänzt, ohne eine getippte Eingabe zu überschreiben.
Postleitzahl und Wohnort
Zur Postleitzahl schlägt das Formular den Ort vor. Ein selbst eingetragener Ort wird nie überschrieben, und eine unbekannte Postleitzahl führt zu keinem Vorschlag – nicht zu einer Fehlermeldung.
Straße und Hausnummer getrennt
Zwei Felder, weil eine deutsche Adresse so geschrieben wird und der Verein die Nummer für den Serienbrief einzeln braucht. Zusammengesetzt wird sie nur für die Anzeige.
Wer darf was sehen
43 einzelne Berechtigungen, gebündelt in 12 Gruppen, die ihr zu eigenen Rollen zusammenstellt.
„Vorstand“ und „Mitglied“ reichen in keinem Verein, der länger als zwei Jahre existiert. Der Kassenwart braucht die Bankdaten, der Schriftführer das Protokoll, der Webwart die Website – und keiner von ihnen braucht das, was die anderen brauchen.
Rollen legt ihr selbst an und hakt an, was sie dürfen. Eine Rolle „Kassenprüfung“, die Finanzen lesen darf, aber nichts ändert, ist eine Sache von zwei Minuten.
Wichtig dabei: Dass ein Menüpunkt nicht zu sehen ist, ist keine Absicherung. Jede Seite und jede Aktion prüft die Berechtigung noch einmal selbst – wer eine Adresse errät, kommt trotzdem nicht hinein.
Die 12 Gruppen
- Dashboard
- Mitglieder
- Events
- Medien
- Beiträge
- Sponsoren
- Tickets
- Shop
- Kommunikation
- Einstellungen
- Governance
- Finanzen & Zahlungen
Vom Antrag bis zur Löschung
Beitritt über die eigene Website
Der Aufnahmeantrag steht öffentlich auf der Vereinsseite. Ihr nehmt an oder lehnt ab; bei Annahme bekommt die Person eine Einladung, ihr Passwort zu setzen – gültig sieben Tage, einmal verwendbar.
Jede Änderung protokolliert
Anlegen, Bearbeiten, Statuswechsel, Rollenänderung: Das Änderungsprotokoll hält fest, wer was wann getan hat. Beim nächsten Vorstandswechsel ist das der Unterschied zwischen Übergabe und Rätselraten.
Löschung, die wirklich löscht
Auf Verlangen werden die personenbezogenen Daten entfernt und der Einzug beendet. Was eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist festhält, bleibt so lange und wird danach automatisch geräumt – nicht dann, wenn jemand daran denkt.
Was diese Seite nicht verspricht
Keine Abteilungen oder Sparten. Der Verein ist eine Einheit. Wer Fußball, Handball und Turnen mit getrennten Kassen und eigenen Vorständen führen will, findet das hier nicht abgebildet.
Kein Export der Mitgliederliste. Die Finanzen lassen sich als CSV herausziehen, die Mitgliederliste heute nicht. Wenn ihr die Liste regelmäßig in ein anderes Programm geben müsst, ist das ein echter Grund, mit uns vorher zu sprechen.
Keine Dokumentenablage am Mitglied. Es gibt keine allgemeine Dateiverwaltung; an ein Mitglied lassen sich keine beliebigen Dokumente hängen. Sitzungsunterlagen hängen an der Sitzung, wohin sie gehören.
Kein Verband, keine Schnittstelle. Mehrere eigenständige Vereine unter einem Dach und eine öffentliche Programmierschnittstelle gibt es nicht. Beides steht auch in der Lückenliste auf der Vergleichsseite.
Tragt zehn Mitglieder ein.
Das ist der ehrlichste Test: zehn echte Datensätze anlegen, eine Rolle bauen, jemanden austreten lassen. Danach wisst ihr, ob es passt. 30 Tage, ohne Zahlungsdaten.