SEPA-Lastschrift
Einmal unterschreiben, danach zieht der Verein ein.
Der Beitragseinzug ist die Stelle, an der eine Vereinssoftware wirklich Arbeit abnimmt — und die einzige, an der ein Fehler auf fremden Konten landet. Deshalb steht auf dieser Seite nicht, dass es SEPA gibt, sondern welche Entscheidungen die Datei für euch trifft.
Das Mandat ist die Unterschrift, nicht das Häkchen
Ohne gültiges Mandat darf kein Cent eingezogen werden. Deshalb ist es ein eigener Datensatz mit eigener Referenz — und nicht ein Feld am Mitglied.
Eigene Referenz, automatisch vergeben
Jedes Mandat bekommt eine Referenz nach dem Muster MND-Jahr-XXXXXX, im Verein einmalig. Sie steht in der Datei an die Bank und auf dem Papier, das das Mitglied unterschreibt — dieselbe Kennung auf beiden Seiten.
Zum Ausdrucken und Unterschreiben
Es gibt eine Druckansicht des Mandats. Ein Mandat braucht eine Unterschrift, und die gibt es entweder auf Papier oder gar nicht — ein Häkchen im Anmeldeformular ist keine.
Widerruf beendet den Einzug
Tritt jemand aus oder verlangt die Löschung seiner Daten, wird das Mandat widerrufen und die Zahlungsart abgeschaltet. Wird jemand nur gesperrt oder pausiert, bleibt es bestehen — beides ist umkehrbar, ein Widerruf bräuchte eine neue Unterschrift.
Das Mandat ist außerdem der einzige Ort, an dem die vollständige IBAN eines Mitglieds liegt. Es wird deshalb nie zusammen mit dem Mitglied gelöscht: Bei einer Löschung wird es widerrufen, und die Bankdaten werden geräumt, sobald keine Aufbewahrungsfrist sie mehr hält — automatisch, nicht dann, wenn jemand daran denkt.
Vier Entscheidungen, bevor Geld fließt
Diese vier Fragen beantwortet der Export, jedes Mal. Sie sind der Grund, warum eine selbstgebaute Excel-Vorlage irgendwann eine Rücklastschrift produziert.
| Frage | Wie sie beantwortet wird |
|---|---|
| Darf die Datei diesen Einzugstag verlangen? | Die Bank braucht Vorlauf, also ist frühestens der morgige Tag zulässig. Ein Samstag oder Sonntag wird abgelehnt, bevor die Datei entsteht — nicht von der Bank drei Tage später. |
| Von welchem Konto, wenn zwei Mandate aktiv sind? | Wer die Bank wechselt, unterschreibt ein neues Mandat, ohne dass das alte automatisch endet. Eingezogen wird auf der zuletzt unterschriebenen Erlaubnis — und bei gleichem Datum entscheidet der Zeitpunkt der Anlage, damit dasselbe Mitglied nicht mal so und mal so belastet wird. |
| Erst- oder Folgelastschrift? | Ein Mandat trägt beim ersten Einzug FRST, danach RCUR. Zweimal FRST, und die Bank gibt die Lastschrift zurück — die Rückgabegebühr zahlt das Mitglied für einen Fehler in unserer Buchführung. Nur FRST wandert weiter; eine einmalige oder abschließende Ermächtigung wird nie zur Dauererlaubnis befördert. |
| Was liest das Mitglied auf dem Kontoauszug? | Beitragsname und Verein, gekürzt auf die 140 Zeichen, die pain.008 zulässt. Der Vereinsname steht hinten: Wird gekürzt, überlebt der Teil, der die Zahlung erklärt. |
Zweimal einziehen geht nicht
Der häufigste teure Fehler beim Beitragseinzug ist nicht der vergessene, sondern der doppelte.
Jede erzeugte Datei wird als Lauf festgehalten: mit ihrer Nachrichtenkennung, dem Einzugstag, der Zahl der Posten und der Summe. Die Kennung ist im Verein einmalig, und eine Zahlung, die in einem Lauf steckt, kommt in keinen zweiten.
Die Datei selbst wird mitgespeichert, nicht nur ihre Eckdaten. Wer sie ein halbes Jahr später noch einmal braucht — weil die Bank nachfragt oder die Kassenprüfung sie sehen will —, lädt genau die Datei herunter, die eingereicht wurde. Nicht eine neu erzeugte, die zufällig dieselben Zahlen enthält.
Fehlt einem Mitglied das Mandat, nennt die Fehlermeldung die Namen, statt die Datei stillschweigend ohne diese Posten zu erzeugen.
Was in einem Lauf steht
- Nachrichtenkennung, im Verein einmalig
- Einzugstag
- Anzahl der Posten und Gesamtsumme
- Wer die Datei erzeugt hat
- Die Datei selbst, zum erneuten Herunterladen
Was diese Seite nicht verspricht
Feiertage werden nicht geprüft. Der Export lehnt Samstag und Sonntag ab, aber keinen Feiertag — die unterscheiden sich je Bundesland, und eine Bank zieht an einem Feiertag am nächsten Bankarbeitstag ein, statt die Datei zurückzugeben. Wir sagen das lieber, als so zu tun, als sei es geprüft.
Die Gläubiger-Identifikationsnummer müsst ihr selbst haben. Ohne sie darf kein Verein Lastschriften einziehen. Sie wird bei der Deutschen Bundesbank beantragt, ist kostenlos, und ihr tragt sie einmal in die Vereinseinstellungen ein. Beantragen können wir sie nicht für euch.
Wir sprechen nicht mit eurer Bank. Das Programm erzeugt die Datei, ihr ladet sie im Online-Banking hoch. Es gibt keine Direktanbindung, und Rücklastschriften kommen nicht automatisch zurück ins Programm — eine zurückgegebene Zahlung setzt ihr selbst auf „Fehlgeschlagen“.
Wer das anfassen darf
Mandate und Einzug hängen an eigenen Berechtigungen, getrennt von der übrigen Mitgliederverwaltung. Der Kassenwart bekommt sie, der Schriftführer nicht — und die vollständige IBAN sieht nur, wer sie wirklich braucht.
Wie ihr solche Rollen zusammenstellt, steht auf der Seite zur Mitgliederverwaltung. Woher die Beträge kommen, die hier eingezogen werden, auf der Beitragsverwaltung.
Erzeugt eine Testdatei.
Ein Mitglied mit Mandat, eine fällige Zahlung, ein Einzugstag — und seht euch die pain.008 an, bevor ihr ihr echtes Geld anvertraut. 30 Tage, ohne Zahlungsdaten.