Beitragsverwaltung
Wer hat gezahlt, wer nicht, und seit wann.
Das sind die drei Fragen, die jeden Kassenwart im Frühjahr beschäftigen — und die eine Kontoauszugs-Liste nicht beantwortet, weil dort Beträge stehen und keine Mitglieder. Ein Beitragsplan verbindet beides und rechnet den Rest selbst aus.
Der Beitragsplan macht aus einer Regel eine Fälligkeit
Die Beitragsordnung steht in der Satzung. Der Plan ist ihre Übersetzung in Termine und Beträge, die das Programm selbst stellt.
Ihr legt Pläne an — „Erwachsene 60 € jährlich“, „Jugend 24 € jährlich“, „Familie 90 € jährlich“ — und weist sie Mitgliedern zu. Aus Plan und Zuweisung entstehen die einzelnen Zahlungen mit ihrem Fälligkeitsdatum. Niemand führt eine zweite Liste daneben.
Eine Zuweisung kann aktiv, pausiert, beendet oder befreit sein. „Befreit“ ist der Grund, warum es vier Zustände braucht statt zwei: Ein Ehrenmitglied ohne Beitrag soll nicht als Zahlungsrückstand erscheinen, sondern als das, was es ist.
Was ein Mitglied selbst sieht, ist die eigene Liste — was fällig war, was bezahlt ist, was offen steht. Das Nachfragen beim Kassenwart entfällt damit für den häufigsten Anlass.
Rhythmus
- Monatlich
- Vierteljährlich
- Halbjährlich
- Jährlich
- Einmalig
Art
- Mitgliedschaft
- Spende
- Sponsor
- Sonderbeitrag
Sieben Zustände, weil „bezahlt ja/nein“ zu wenig ist
Eine zurückgegebene Lastschrift ist nicht dasselbe wie eine vergessene Überweisung, und eine stornierte Forderung nicht dasselbe wie eine erstattete.
| Status | Was er bedeutet |
|---|---|
| Fällig, noch nicht eingegangen. | |
| Im Einzug — die Lastschrift ist in einer Datei bei der Bank. | |
| Eingegangen und verbucht. | |
| Fällig gewesen und ausgeblieben. Grundlage für die Mahnung. | |
| Die Bank hat zurückgegeben, etwa mangels Deckung oder wegen eines Widerspruchs. | |
| Zurückgezahlt. | |
| Zurückgenommen, ohne dass Geld geflossen ist. |
Mahnen, ohne den Ton zu verlieren
Die meisten offenen Beiträge sind kein Zahlungsunwille, sondern ein Umzug, ein Kontowechsel oder schlicht Vergesslichkeit.
Drei Stufen, mehr nicht
Erinnerung, zweite Mahnung, dritte Mahnung — dann ist Schluss mit dem Automatismus. Die Stufe wird am Zahlungsdatensatz festgehalten, mit dem Datum jeder Mahnung. Wer nach der dritten nicht zahlt, ist kein Fall für eine vierte E-Mail, sondern für ein Gespräch.
Der Stand steht am Vorgang
Ihr seht an der Zahlung selbst, wann erinnert wurde und auf welcher Stufe sie steht. Beim nächsten Kassenwart ist damit nachvollziehbar, was bereits versucht wurde.
Rechnungen mit lückenloser Nummer
Jede Rechnung bekommt eine fortlaufende Nummer je Verein und Jahr, ohne Lücke — so verlangt es die GoBD. Der Zähler liegt in der Datenbank, nicht im Kopf des Schatzmeisters, und eine Nummer kann nicht zweimal vergeben werden.
Wie ein Mitglied zahlt
Die Zahlungsart hängt am Mitglied, nicht an der einzelnen Rechnung. Bei SEPA entsteht dabei das Mandat, auf dem der Einzug später wirklich läuft.
Heute verfügbar
- Überweisung
- Barzahlung
- SEPA-Lastschrift
Bankdaten fragt das Formular nur bei SEPA ab — wer bar zahlt, tippt keine IBAN. Wie der Einzug daraus wird.
Noch nicht
- Kreditkarte
- Apple Pay
- Google Pay
Diese drei stehen in der Verwaltung als „bald verfügbar“ und sind heute nicht buchbar.
Was diese Seite nicht verspricht
Den Mitgliedsbeitrag kann heute niemand online bezahlen. Kein Bezahlknopf in der Rechnungs-E-Mail, keine Kreditkarte, kein Apple Pay, kein Google Pay. Der Beitrag kommt per Lastschrift, Überweisung oder bar. Achtung, das wird leicht verwechselt: Im Vereins-Shop gibt es Onlinezahlung sehr wohl — beim Beitrag nicht.
Kein PayPal. Auch nicht als manuell erfasste Zahlungsart.
Keine automatische Mahnung nach Kalender. Die Stufen und Daten werden geführt, aber den Anstoß gebt ihr. Ein Programm, das eigenständig Mahnungen verschickt, ist bei Vereinsbeiträgen die falsche Voreinstellung.
Legt eine Beitragsordnung an.
Zwei Pläne, fünf Mitglieder, eine Fälligkeit in der Vergangenheit — danach seht ihr, wie sich der Status und die Mahnstufe verhalten. 30 Tage, ohne Zahlungsdaten.