Veranstaltungen
Wer kommt, wer hilft, wer steht auf der Warteliste.
Die Liste in der WhatsApp-Gruppe funktioniert bis dreißig Leute. Danach kennt niemand mehr den Stand: Eine Zusage steht unter dreißig neuen Nachrichten, jemand sagt ab, und der Platz bleibt trotzdem leer, weil niemand die Warteliste im Kopf hat.
Kapazität, die wirklich zählt
Eine Platzzahl ist nur dann etwas wert, wenn das System sie durchsetzt — sonst ist sie eine Zahl in der Einladung.
Ihr tragt bei einem Termin eine Kapazität ein. Sobald die Zusagen sie erreichen, landet die nächste Anmeldung nicht als Zusage, sondern auf der Warteliste — ohne dass jemand nachzählt.
Sagt jemand ab, rückt die Warteliste nach, in der Reihenfolge des Eintrags. Der Nachgerückte bekommt eine Nachricht im System und eine E-Mail — beides nur, wenn er solche Benachrichtigungen nicht abgestellt hat. Das ist der Punkt, an dem eine handgeführte Liste regelmäßig scheitert: nicht beim Anmelden, sondern beim Nachrücken.
Ohne Kapazität bleibt alles offen — für das Sommerfest, zu dem einfach jeder kommen kann, muss niemand eine Zahl erfinden.
Was ein Mitglied antworten kann
- ZusageZählt gegen die Kapazität.
- VielleichtZählt nicht mit — und niemand muss so tun, als wüsste er es schon.
- AbsageMacht einen Platz frei, sofort.
- WartelisteWird automatisch vergeben, wenn die Zusagen die Kapazität erreichen.
Helfer sind kein Nebenprodukt
Bei den meisten Vereinsterminen ist die eigentliche Frage nicht, wer kommt, sondern wer aufbaut, wer den Grill übernimmt und wer abends abschließt.
Schichten mit Bedarf
Zu jedem Termin legt ihr Aufgaben an — „Aufbau ab 8 Uhr“, „Kuchentheke“, „Abbau“ — und sagt zu jeder, wie viele Leute ihr braucht. Mitglieder tragen sich selbst ein.
Anwesenheit am Tag selbst
Wer da war, lässt sich erfassen — per QR-Code oder von Hand, mit Zeitpunkt. Für ein Turnier mit Aufsichtspflicht oder eine Versammlung mit Anwesenheitsliste ist das der Unterschied zwischen Erinnerung und Beleg.
Fotos danach, moderiert
Mitglieder laden ihre Bilder zum Termin hoch. Öffentlich wird nur, was freigegeben wurde — und in der Galerie der Vereinsseite steht danach das Album, ohne dass jemand Dateien kopiert. Wie die Website daraus entsteht.
Und die Einladung geht nach außen
Jeder Termin hat eine öffentliche Detailseite auf eurer Vereinsseite — mit Datum, Ort, Beschreibung und Titelbild. Ihr könnt sie verschicken, ohne dass der Empfänger ein Konto braucht, und sie bleibt nach dem Termin als Archivseite bestehen.
Sponsoren lassen sich einzelnen Veranstaltungen zuordnen, statt nur pauschal auf der Sponsorenseite zu stehen. Für den Getränkehändler, der das Sommerfest ausstattet, ist genau das der Gegenwert, den er sehen will.
Was diese Seite nicht verspricht
Keine Serientermine. Ein wöchentliches Training legt ihr heute als einzelne Termine an. Es gibt keine Wiederholungsregel, die zwölf Abende auf einmal erzeugt.
Kein Kalender-Abo. Es gibt keinen ICS-Export und keine Anbindung an Google- oder Apple-Kalender. Ein Termin landet im System und auf der Website, nicht von allein im Handykalender.
Kein Ticketverkauf für Veranstaltungen. Eine Zusage ist keine bezahlte Anmeldung. Wer für ein Sommerfest Eintritt kassieren will, verkauft heute keine Tickets über den Termin — der Vereins-Shop ist für Artikel gebaut, nicht für Sitzplätze.
Und keine Gäste ohne Konto. Zusagen kommen von Mitgliedern mit Zugang. Der Vater, der zum Turnier mitkommt, taucht in keiner Zählung auf — eine Begleitperson lässt sich nicht mit anmelden.
Legt euren nächsten Termin an.
Kapazität eintragen, zwei Helferschichten anlegen, selbst zusagen und wieder absagen — dann seht ihr die Warteliste arbeiten. 30 Tage, ohne Zahlungsdaten.